Pode automatizar o lançamento de faturas de fornecedores sem trocar de ERP, o programa de gestão que a empresa já tem. Uma automação recebe cada fatura, lê-a, cruza-a com a encomenda e a guia e deixa o documento de compra no programa. A leitura é a parte mais fácil. O trabalho a sério está no que acontece quando a fatura não bate certo. Este artigo percorre as decisões a tomar antes de começar, da forma de lançar ao que confirmar no seu programa.
Porque é que lançar faturas à mão pesa tanto
Nas reuniões de diagnóstico que fazemos, a descrição repete-se em empresas muito diferentes. As faturas chegam por email ou em papel, alguém as guarda numa pasta e, mais tarde, abre-as uma a uma para as escrever no programa. Costuma ser sempre a mesma pessoa, que ainda trata dos documentos que o resto da empresa lhe pede.
O tempo é só metade do problema. Uma fatura lançada à mão pode dar a despesa como registada sem que o stock se mexa, e o custo dos artigos fica desatualizado até alguém reparar. Se o valor vier diferente do combinado, só quem lança dá por isso, e só se tiver tempo para comparar.
A primeira reação costuma ser procurar outro programa. Muitas vezes, o que existe serve: guarda a contabilidade, as compras e o histórico, e a equipa sabe usá-lo. O que falta é quem faça a cópia, e é esse passo que se automatiza.
Se ainda não sabe se esta é a tarefa certa para começar, o método para escolher o que automatizar primeiro ajuda a decidir.
A primeira decisão: por taxa de IVA ou linha a linha
Antes de falar de leitura, decida até onde a fatura tem de chegar no seu programa. As duas formas fazem-se, e a certa depende do que a empresa precisa de ver depois.
| O que muda | Por taxa de IVA | Linha a linha |
|---|---|---|
| O que fica no programa | Uma linha por taxa, com a base e o imposto | Cada artigo, com a quantidade e o preço |
| Para que serve | Contabilidade e contas a pagar | Também stock e custo dos artigos |
| O que exige | Fornecedor, datas e totais | Ligar cada artigo da fatura a um artigo do seu programa |
O lançamento linha a linha dá mais trabalho por uma razão concreta: o fornecedor dá a um artigo um nome e um código, e o seu programa dá-lhe outros. Essa correspondência faz-se uma vez por artigo e depois fica guardada, mas alguém tem de a fazer. As duas formas também se podem misturar: por taxa de IVA nas despesas e nos serviços, linha a linha no que entra em stock.
Ler a fatura é a parte fácil
Em Portugal há uma ajuda que os guias genéricos ignoram: o código QR. As faturas emitidas por programas certificados pela Autoridade Tributária (AT) têm de o trazer (Portaria n.º 195/2020(abre noutro separador)), e a especificação técnica da AT(abre noutro separador) diz o que lá vai: os NIF do emitente e do adquirente, a data, a identificação do documento, as bases e o IVA por taxa, e o total. Quando o código se lê, estes dados vêm exatos.
O QR tem limites. Só traz totais: nem as linhas dos artigos nem a data de vencimento vêm lá. Para lançar por taxa de IVA, resolve quase tudo. Para dar entrada de stock, é preciso ler o corpo da fatura. E não conte com ele em faturas de tipografia ou de fornecedores estrangeiros, porque a obrigação é das faturas que saem de programas certificados pela AT.
Para o resto usa-se a leitura por inteligência artificial, com um modelo de linguagem como os que estão por trás do ChatGPT ou do Claude, que lê o documento e devolve os campos organizados. Nos testes que fizemos, a leitura costuma correr sem grandes problemas. As falhas vêm sobretudo de fotografias desfocadas, e aí o sistema deve assumir que não conseguiu ler e passar a fatura a uma pessoa, em vez de adivinhar um valor.
O trabalho está em cruzar com a encomenda e a guia
Cruzar é comparar três documentos: a encomenda diz o que pediu, a guia diz o que recebeu e a fatura diz o que lhe estão a cobrar. Quando os três contam a mesma história, não há nada para decidir. O valor da automação está nos outros casos, e estes são os que convém prever:
- Não há encomenda nem guia. A compra fez-se por telefone e a fatura é o primeiro documento que existe. Alguém tem de confirmar que a despesa é da empresa.
- A guia veio sem preços. O valor só se conhece na fatura, e é ela que tem de acertar o custo do artigo.
- O valor é diferente do combinado. Convém definir uma margem: uma diferença de arredondamento passa, uma diferença maior pára.
- O fornecedor é novo. Ainda não existe no programa, e alguém tem de o criar com os dados certos.
- A fatura já entrou. A mesma fatura por email e em papel dá dois lançamentos se ninguém comparar. O NIF do fornecedor e o número do documento chegam para a apanhar.
Cada caso precisa de uma regra escrita antes de se ligar o sistema. É a mesma lógica dos orçamentos automáticos: o que não está escrito não se automatiza. Na dúvida, o sistema pára e avisa.
Quem vê as exceções, e quem vê o resto
As faturas que não batem certo vão para uma caixa de entrada própria, onde cada uma tem um estado: por validar, por rever ou validada. É aqui que o trabalho muda de natureza. Quem antes escrevia dados passa a verificar dados, e só abre o que precisa de uma decisão.
Cada correção deve ficar registada. Se um fornecedor novo é criado ou um artigo é ligado ao código certo, a ideia é que a fatura seguinte não volte a parar pelo mesmo motivo.
As faturas que batem certo são outra decisão, e aqui cada empresa escolhe o que a deixa tranquila:
- Rever tudo. Nada entra no programa sem alguém confirmar. Poupa-se a escrita, mas continua a olhar-se para cada fatura.
- Rever só as exceções. O que bate certo entra sozinho desde o primeiro dia.
- Ir por fases. Começa-se com revisão de tudo e, à medida que se ganha confiança no sistema, deixa-se passar o que bate certo.
Já vimos empresas escolher cada uma das três, e a decisão não tem de ser definitiva.
O ERP fica onde está: o que confirmar no seu programa
A automação fala com o programa pela API, a porta que um programa abre para outro lhe enviar dados. Já trabalhámos com o Primavera, o PHC, o TOConline e o Moloni, e a experiência ensina uma coisa: ter API não resolve tudo. Conta o que ela deixa fazer na versão que a empresa contratou, e o apoio que o fornecedor do programa dá.
| Programa | O que prevê | O que confirmar |
|---|---|---|
| Primavera | Web API(abre noutro separador) que corre no servidor da empresa | Se o módulo está instalado e o que permite nas compras |
| PHC GO | API(abre noutro separador) com um método para criar compras | A subscrição da API e o que o plano inclui |
| TOConline | API de documentos de compra(abre noutro separador), com cabeçalho e linhas | O documento fica finalizado ao ser criado, salvo pela via sem finalizar |
| Moloni | API de faturas de fornecedor(abre noutro separador) | O preço de compra do artigo atualiza-se num pedido à parte |
Os dois últimos mostram porque é que isto importa. No TOConline, quem quer rever tem de o fazer antes de o documento chegar ao programa, ou usar a via sem finalizar que a documentação indica. No Moloni, inserir a fatura pela API não atualiza o preço de compra do artigo, ao contrário do que acontece na área de cliente. Quem não o souber fica com a fatura lançada e o custo desatualizado, que era o problema de partida.
Quando a API não chega, há um plano B: um agente a preencher os ecrãs do programa como uma pessoa faria. Funciona, mas custa mais e parte-se com mais facilidade. Por isso, vale a pena fazer estas perguntas ao fornecedor do programa antes de começar.
A página de automação de processos explica como trabalhamos esta área.
Em resumo
- Dá para automatizar o lançamento de faturas de fornecedores sem trocar de ERP: a automação trabalha antes do programa e entrega-lhe o documento de compra.
- A primeira decisão é lançar por taxa de IVA ou linha a linha, e depende do que a empresa precisa de ver depois.
- O código QR dá os NIF e os totais com exatidão, mas não traz as linhas dos artigos.
- O trabalho está em cruzar a fatura com a encomenda e a guia, e em ter regras escritas para o que não bate certo.
- Rever tudo, rever só as exceções ou ir por fases é uma escolha de cada empresa.
- Ter API não chega: confirme o que ela permite na versão que contratou.
Perguntas frequentes
Tenho de trocar de programa para automatizar o lançamento de faturas?
Não. A automação recebe a fatura, lê, cruza e entrega o documento de compra ao ERP que a empresa já usa. O que é preciso confirmar é o que o programa permite receber de fora.
O que acontece quando o sistema não consegue ler uma fatura?
Deve parar e passá-la a uma pessoa, em vez de adivinhar. Nos nossos testes, as falhas de leitura vêm sobretudo de fotografias desfocadas.
Uma fatura pode entrar no programa sem ninguém a ver?
Pode, se a empresa o quiser. Há quem prefira rever tudo, quem reveja só as exceções e quem comece com revisão e a vá largando à medida que confia no sistema.
O código QR chega para lançar uma fatura?
Para lançar por taxa de IVA, traz quase tudo, menos a data de vencimento. Para dar entrada de stock, não, porque o QR não traz as linhas dos artigos.
Posso deitar fora as faturas em papel depois de as digitalizar?
Pode, com condições. O Decreto-Lei n.º 28/2019(abre noutro separador) (artigo 23.º) permite arquivar o papel em formato eletrónico e destruir o original, desde que as imagens fiquem legíveis e sem perda de informação, haja controlos contra alterações e, nas faturas de compra, já tenha sido exercido o direito à dedução do IVA. Exige também cópias de segurança (artigo 27.º), e o arquivo guarda-se por 10 anos (artigo 19.º). Confirme com o seu contabilista como isto se aplica à sua empresa.
Os dados das faturas vão servir para treinar a inteligência artificial?
Pela API, não. A OpenAI(abre noutro separador) e a Anthropic(abre noutro separador) dizem que não usam os dados enviados pela API para treinar os modelos, a não ser que o cliente o autorize.
Sobre o autor
Santiago Reto
Sócio-gerente e responsável pela equipa técnica
Lidera a equipa técnica da INTÉVIA, que desenvolve as automações e o software à medida. Trabalha com PME portuguesas a perceber que processos faz sentido automatizar e como ligar os sistemas que já usam.
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