Automatizar orçamentos é pôr um sistema a ler cada pedido que chega, a cruzá-lo com a tabela de preços e com as regras da empresa, e a deixar o orçamento pronto para alguém validar e enviar. A tecnologia para isto já está ao alcance de uma PME. O que costuma faltar são as regras escritas. Este artigo explica o que tem de preparar antes de começar, como funciona o caminho de um pedido até ao orçamento enviado e onde uma pessoa continua a ter a última palavra.
Porque é que um orçamento demora tanto
Nas reuniões de diagnóstico que fazemos com empresas, a conversa sobre orçamentos repete-se quase palavra por palavra, mude o sector ou a dimensão.
Os pedidos chegam por email, WhatsApp ou telefone, às vezes com uma fotografia em anexo. Cada cliente escreve à sua maneira e raramente manda tudo o que é preciso. Quem orça começa a preparar o orçamento e só a meio descobre que falta uma medida, uma quantidade ou uma morada. Segue-se o vai-e-vem: um email a perguntar, uma chamada que ninguém atende, o pedido parado na caixa de entrada.
Depois há as regras. O desconto para quem compra muito, o preço que muda a partir de certa quantidade, o custo extra de um prazo curto: quase sempre vivem na cabeça de uma ou duas pessoas. Quando essas pessoas estão ocupadas, os orçamentos esperam. Muitas vezes são os próprios donos da empresa que os fazem, ao fim do dia, depois do trabalho que não podia esperar.
O custo vê-se menos do que o tempo. Um orçamento que demora dias a sair dá ao cliente tempo para pedir outro à concorrência. E o acompanhamento dos orçamentos já enviados fica para trás, porque não há horas para tudo.
O que tem de estar escrito antes de automatizar
Um sistema de orçamentos automáticos faz o trabalho de quem orça, mas só aplica as regras que alguém escreveu. Por isso, o primeiro trabalho é tirar as regras da cabeça de quem orça e pô-las num documento. Quanto mais detalhado, melhor: cada pormenor que fica de fora é um caso em que o sistema vai parar e pedir ajuda.
Onde estão os preços
O sistema precisa de saber onde consultar cada preço e de poder confiar que está atualizado. Pode ser o ERP (o PHC, o Primavera ou outro), uma folha de Excel, ou as tabelas que os fornecedores enviam. Se os preços estão espalhados por vários sítios, convém decidir qual é a fonte certa para cada um, e quem a atualiza.
As regras de preço
É aqui que está o grosso do trabalho. Para cada produto ou serviço, escreve-se quando é que o preço muda e porquê: a partir de que quantidade passa a ser outro, se depende do tipo de cliente, que descontos existem e quem os pode aprovar, que custos se somam (deslocação, urgência, embalagem). Uma regra bem escrita responde à pergunta “quando é que o preço X passa a ser Y?” sem precisar de ninguém a explicá-la.
As condições do orçamento
Validade, condições de pagamento, IVA, o que está incluído e o que fica de fora. Costumam ser sempre as mesmas, por isso estão entre as partes mais fáceis de automatizar. Têm é de estar escritas num só sítio, e alguém da empresa tem de as poder mudar sem pedir a um programador.
O que conta como exceção
Nem tudo deve passar pelo sistema. Pedidos fora do catálogo, clientes com condições negociadas à parte, descontos acima de um certo valor: vale a pena decidir desde o início o que vai sempre parar às mãos de uma pessoa.
| O que escrever | Exemplo | Onde costuma estar |
|---|---|---|
| Fonte dos preços | A tabela do ERP, revista no início de cada mês | ERP, Excel, tabelas de fornecedores |
| Regras de preço | Acima de 50 unidades, aplica-se o preço do escalão seguinte | Na cabeça de quem orça |
| Descontos e aprovações | Descontos acima de 10% precisam do OK da direção | Na cabeça de quem orça |
| Custos extra | Uma entrega urgente soma um valor fixo | Emails antigos, folhas soltas |
| Condições | Validade de 30 dias, pagamento a 30 dias | O modelo de orçamento em Word ou PDF |
| Exceções | Pedidos fora do catálogo vão sempre para o comercial | Em lado nenhum |
Do pedido ao orçamento enviado
Com as regras escritas, o caminho de um pedido fica assim:
- O pedido entra. Pode chegar por um formulário guiado, em que as perguntas mudam conforme as respostas e o pedido já vem completo, ou pelo email e pelo WhatsApp, como sempre chegou. As duas formas têm lugar: o formulário serve quem está disposto a preenchê-lo, e a leitura do email serve quem vai continuar a escrever como escreve hoje.
- O sistema lê o pedido e cruza-o com a tabela de preços e com as regras. Um modelo de linguagem, como os que estão por trás do ChatGPT ou do Claude, serve para ler e interpretar o texto. As contas fazem-se com a tabela e com as regras, nunca de memória.
- Se faltar informação, o sistema não inventa. Deixa uma nota no pedido a dizer o que falta, para o comercial ou o orçamentista completar à mão.
- Uma pessoa valida. De preferência a mesma que fazia estes orçamentos antes, porque é quem mais depressa reconhece um preço que não bate certo.
- O orçamento é emitido no programa de faturação que a empresa já usa e segue para o cliente, com as condições certas.
- Se o cliente pedir uma alteração, nasce uma versão nova. As anteriores ficam guardadas e nada se apaga, para se saber sempre o que foi enviado e quando.
Onde entra uma pessoa, e porque nunca sai
Automatizar orçamentos tira às pessoas o trabalho repetitivo: copiar dados do email, procurar o preço na tabela, preencher o modelo. A decisão continua a ser delas.
Uma pessoa valida todos os orçamentos antes de saírem, porque um preço errado custa caro nos dois sentidos. Acima do que devia, perde-se o cliente. Abaixo, perde-se a margem. É também uma pessoa que completa os pedidos a que falta informação e que decide as exceções.
A regra de ouro do desenho é simples: na dúvida, o sistema pára e avisa. Um sistema que adivinha pode acertar muitas vezes, mas basta um orçamento mal feito chegar a um cliente para se perder a confiança no processo todo.
Convém também ser realista sobre o alcance. Nem todos os pedidos vão passar pelo sistema sem intervenção, sobretudo no início. Os pedidos simples e repetidos são os primeiros a ganhar com a automação. Os mais complexos continuam a precisar de mais mãos, e a parte automática cresce à medida que se escrevem mais regras.
Se ainda está a decidir por onde começar, o artigo sobre o que automatizar primeiro numa PME ajuda a escolher.
E os dados dos meus clientes?
É a pergunta que mais ouvimos quando se fala de inteligência artificial: os pedidos dos meus clientes vão servir para treinar a IA?
Quando o sistema usa os modelos através da API, que é a forma como as empresas os ligam aos seus programas, a resposta é não. A OpenAI, a empresa do ChatGPT, escreve na documentação(abre noutro separador) que os dados enviados pela API não são usados para treinar os seus modelos, a não ser que o cliente escolha partilhá-los. A Anthropic, a empresa do Claude, diz o mesmo dos seus produtos comerciais(abre noutro separador), incluindo a API. A OpenAI guarda registos até 30 dias para detetar abusos, salvo quando a lei exige mais tempo.
Usar a versão gratuita de um chat no browser é outra conversa, com outras condições, que convém ler antes de lá colar dados de clientes.
Porque é que o ChatGPT sozinho não chega
Há quem tente o atalho: colar o pedido no ChatGPT e pedir o orçamento. Para um pedido isolado pode até parecer que funciona. No dia a dia, os problemas aparecem depressa. O chat só conhece a tabela de preços e as regras se lhas der de cada vez, esquece-as de uma conversa para a outra, e o mesmo pedido pode dar resultados diferentes em dias diferentes. Num orçamento, onde cada erro tem um preço, isto não serve.
A diferença está no desenho. Num sistema de orçamentos, o modelo de linguagem só lê e interpreta o pedido. Quem calcula é a tabela, com as regras escritas, sempre da mesma maneira. Voltaremos a este tema num próximo artigo. Entretanto, a página de orçamentação explica como trabalhamos esta área.
Em resumo
- Automatizar orçamentos começa por escrever as regras: onde estão os preços, quando mudam, que condições se aplicam e o que é exceção.
- O sistema lê o pedido e calcula com a tabela e as regras. Quando falta informação, deixa uma nota em vez de adivinhar.
- Uma pessoa, de preferência quem já fazia os orçamentos, valida tudo antes de sair.
- O orçamento pode ser um documento fiscalmente relevante, e por isso deve sair do programa de faturação certificado.
- Cada alteração cria uma versão nova, e nada se apaga.
- Pela API, a OpenAI e a Anthropic não usam os dados para treinar os seus modelos.
Perguntas frequentes
Que informação tenho de preparar para automatizar os orçamentos?
A fonte de cada preço, as regras de preço (quando um preço muda, que descontos existem e quem os aprova, que custos se somam), as condições do orçamento e a lista de exceções. A tabela deste artigo serve de ponto de partida.
O que acontece quando um pedido chega incompleto?
O sistema não completa o que não sabe. Deixa uma nota no pedido com o que falta, e o comercial ou o orçamentista completa-o à mão.
Quem deve validar os orçamentos?
A pessoa que os fazia antes. Conhece os preços, os clientes e as exceções, e é quem mais depressa vê um valor que não bate certo.
O orçamento tem de sair do programa de faturação?
Muitas vezes, sim. A lei trata os orçamentos que podem ser apresentados ao cliente como documentos fiscalmente relevantes, e a Ordem dos Contabilistas Certificados entende que uma empresa obrigada a programa certificado os deve emitir por ele. O sistema prepara o orçamento, e o programa de faturação emite-o. O seu contabilista confirma o que se aplica ao seu caso.
Posso começar só por uma parte?
Pode, e é o mais sensato. Começa-se pelos pedidos mais simples e repetidos, e alarga-se à medida que as regras ficam escritas e testadas.
Os meus dados vão servir para treinar a inteligência artificial?
Pela API, não. A OpenAI e a Anthropic dizem nos seus termos que não usam os dados enviados pela API para treinar os modelos, a não ser que o cliente o autorize.
Sobre o autor
Santiago Reto
Sócio-gerente e responsável pela equipa técnica
Lidera a equipa técnica da INTÉVIA, que desenvolve as automações e o software à medida. Trabalha com PME portuguesas a perceber que processos faz sentido automatizar e como ligar os sistemas que já usam.
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